Van Benthem & Keulen official logo
Case study

Van Benthem & Keulen

wat kunnen wij voor je doen
VB&K Cloud Digital Workplace

“Bij de implementatie van onze nieuwe IT infrastructuur hebben wij Cambrian ervaren als een dienstverlener die oprecht luistert naar de wensen van de klant en oog heeft voor kostenbeheersing. Cambrian is bereid om snel te schakelen waarbij er ook een grote betrokkenheid is vanuit de directie.”

Johan Koggink - Managing Director VB&K Tweet
De klant

Van Benthem & Keulen (VB&K) is een ambitieus en innovatief kantoor in advocatuur en notariaat. Het behoort tot de top 20 grootste kantoren van Nederland in de sector. Er werken zo’n 170 medewerkers.

De uitdaging

VB&K’s medewerkers werken intensief met Microsoft Office en Outlook in combinatie met het document management systeem iManage. De digitale werkplek was gebaseerd op Remote Desktop Services (RDS).

Medewerkers ervoeren een matige performance van de RDS werkplekken.

Omdat deze bovendien waren uitgevoerd als thin client desktops, werkten medewerkers buiten kantoor met hun eigen computers of leenlaptops van VB&K via een VPN verbinding. Daarnaast verwachtten VB&K’s cliënten in toenemende mate te kunnen communiceren via Microsoft Teams, terwijl de werkplek nog was uitgerust met Office 2016. Ook waren verschillende bugs in het Document Management Systeem nog niet opgelost, omdat de beschikbare updates een Office update vereisten. Tenslotte waren meerdere IT componenten binnenkort toe aan vervanging.

Gelet op deze uitdagingen en pijnpunten, werd het de hoogste tijd om de IT omgeving grondig te vernieuwen. Daarbij werden de volgende eisen gehanteerd:

  • Medewerkers moeten op elke computer en overal kunnen werken.
  • Medewerkers worden (ook) voorzien van veilige, beheerde laptops.
  • Data wordt centraal opgeslagen (binnen de EER) en niet op (lokale) apparaten; de toegang wordt beschermd via MFA.
  • Microsoft Office 365 wordt geïmplementeerd; inclusief Teams.
  • iManage wordt geüpgraded.
De oplossing

Als eerste zijn verschillende werkplekconfiguraties geëvalueerd. Er is een Proof of Concept (PoC) uitgevoerd met AWS AppStream 2.0 en AWS Workspaces in combinatie met verschillende hardware opties: Macs, Chromebooks, Windows PCs en zero-clients. Daarbij zijn de volgende aspecten geëvalueerd:

  • Het gemak om tussen applicaties te schakelen en binnen een applicatie tussen verschillende windows.
  • Het werken met meerdere monitors.
  • De mogelijkheden voor videobellen met Microsoft Teams.
  • Het gebruik van USB sticks om te kunnen authenticeren bij KvK en Kadaster.
  • Het werken met een (USB) voetpedaal voor transcriberen met BigFoot software.

VB&K heeft besloten de medewerkers te voorzien van een centrale Desktop-as-a-Service op basis van AWS Workspaces. De business applicaties zijn daarbij met behulp van AWS Workspaces Application Manager ‘verpakt’. AWS FSx managed service for Windows file server is ingezet voor het filesysteem dat wordt gebruikt voor iManage.

Voor de werkplekken zijn Macbook Air en Dell Wyse zero client laptops uitgekozen. De voetpedalen zijn met behulp van USB passthrough verbonden met deze zero clients. Daarnaast is er een USB-hub geïnstalleerd op een centrale, veilige locatie, met daarop geplaatst alle USB authenticatie sticks. Deze zijn permanent gekoppeld aan de bijpassende, individuele Workspace.

De AWS Active Directory Service is opgezet en geïntegreerd met AzureAD, dat is geconfigureerd als het Identity platform. In het verlengde hiervan is de toegang tot de Workspaces beveiligd met de AzureAD MFA oplossing. Microsoft Exchange is gemigreerd naar Exchange Online. De bedrijfsdata die niet direct is gerelateerd aan iManage is naar Sharepoint Online gemigreerd. Persoonlijke files zijn ondergebracht in OneDrive. Teams is geconfigureerd op basis van de best practices van de Orde van Nederlandse Advocaten.

Met Microsoft’s InTune Mobile Application Management en Mobile Device Management tools zijn de bedrijfs- en de de privé-smartphones onder beheer gebracht. Deze InTune MDM module is ook gebruikt om de Macs te configureren en beheren, in combinatie met the Apple Device Enrollment Programma. Specifieke toegangspolicies voor Office 365 zijn geïmplementeerd om data loss te voorkomen.

De resultaten

Het transformatieproject is afgerond in vijf maanden. Vanaf het samenstellen en evalueren van opties tot het afronden van de migraties en trainen van de medewerkers.

Dit zijn de belangrijkste resultaten en voordelen die zijn behaald:

  • Alle medewerkers beschikken over laptops waarmee zij zonder ethernet kabels overal kunnen werken.
  • De centrale werkplek is bereikbaar op een veilige manier vanaf elke locatie en elke computer, zonder VPN.
  • Met de functionaliteiten van Microsoft 365 wordt op een moderne manier (samen)gewerkt; inclusief het gebruik van Teams.
  • De structurele performance problemen zijn verdwenen, omdat elke Workspace over eigen hardware beschikt die bovendien passend is gemaakt per gebruiker.
  • De laptops (Macs en Dell zero clients) en de smartphones (iPhones) worden centraal beheerd en beveiligd.
  • De security is op orde; data is alleen centraal, encrypted opgeslagen en MFA is toegepast op alle centrale systemen
  • De Microsoft 365 client access policies zorgen ervoor dat bedrijfsgegevens alleen kunnen worden gedownload op de bedrijfsbeheerde computers.
  • De LAN en WLAN netwerken zijn vernieuwd en verbeterd; door de overstap op laptops in combinatie met Wifi zijn daarnaast kosten bespaard.
  • De nieuwe cloud VoiP telefooncentrale beschikt over integratiemogelijkheden met smartphones.
  • Er is een schaalbare, veilige en compliant omgeving gebouwd, die efficiënt wordt beheerd.
  • De gehele infrastructuur beschikt over high availability, dankzij de out of the box mogelijkheden waarover AWS en Microsoft 365 beschikken.
  • Serviceverzoeken worden snel en bijzonder efficiënt verwerkt.
  • Een uitgebreide en gedetailleerde SLA bewaakt compliance en kwaliteit.

Wil je meer te weten komen, lees dan de case VB&K Strategie & Implementatie.

Onze partners
Scroll naar top